Kontrakten var underskrevet – projektet i gang og i al stilhed havde kunden forventet, at leverandøren havde overblikket over kontrakten. I forbindelse med projektets fremdrift blev kunden dog mere og mere bevidst om det manglende overblik og kontaktede derfor FalckEkdahl. Det blev hurtigt klart, at der var nedsat en god projektorganisation hos kunden, og alle de rigtige intentioner var iværksat for at skabe en stærk projektgruppe. Det blev dog ligeledes klart, at der manglede en støttefunktion til at håndtere løbende juridiske spørgsmål og ikke mindst udfordringer undervejs i projektet. FalckEkdahl trådte ind i projektet som projektlederens højre hånd – som IT Project Contract Manager. En ressource som kunden kunne trække på efter behov og relevans.

For FalckEkdahl er formålet med IT Project Contract Management at hjælpe kunderne smidigt igennem et større IT-projekt med fokus på tid, økonomi og kvalitet. Men for os er formålet i lige så høj grad at klæde kunderne på til at blive selvkørende efter endt samarbejde. Derfor er et samarbejde med FalckEkdahl både konsulentbistand i forhold til et konkret projekt, men også et opkvalificeringsforløb, hvor vi sørger for at kunden, eller den konkrete projektleder, står tilbage med en lidt større faglig bagage.

Udgangspunktet for samarbejdet var, at der skulle skabes klarhed over rettighederne i den indgåede kontrakt på et operationelt niveau – kunden ønskede proaktivt at undgå konflikter og uforudsete udgifter. Vi indledte en Red Flag analyse. Det vil sige en analyse, hvor potentielle svagheder, udfordringer eller ligefrem faresignaler i kontrakten identificeres. Udfordringer, som kan have betydning for økonomien, slutproduktet og i sidste ende samarbejdet med leverandøren.

Vi identificerede nogle udfordringer i kundens kontrakt. Et tillæg til kontrakten stemte nemlig ikke overens med hovedkontrakten. Vi hjalp derfor kunden med en forhandling med leverandøren og fik lavet en ny tillægsaftale til deres eksisterende kontrakt.

Kundens projektleder blev i forløbet opkvalificeret i at anvende en kontrakt som sit vigtigste styringsredskab. Vi synliggjorde overfor ledelsen, at styring af et stort IT-projekt igennem store kontrakter er en disciplin i sig selv. Egenskaber som en projektleder ikke nødvendigvis har konkrete redskaber til at tilegne sig, og ofte ikke redskaber man får igennem relevante projektlederkurser, der ofte har fokus på selve metoden ved at gennemføre et projekt.

Kunden kontaktede FalckEkdahl, da kunden foretog en del indkøb, hvor de formodede, at grænseoverskridende interesse skulle vurderes, men følte sig ikke godt nok klædt på til at løse opgaven tilstrækkeligt. De følte sig usikre på, om de fik overholdt reglerne i udbudsloven. Alt for ofte oplevede de, at de måtte købe sig til ekstern konsulentbistand på området. Kunden ønskede, at medarbejderne følte sig trygge i deres arbejde, og at de skulle have de rette redskaber til at løse opgaven på bedst mulig vis. Ledelsen ville gerne proaktivt sikre, at udbudsloven blev overholdt.

Det offentlige foretager mange indkøb – også under tærskelværdien. Men det stiller fortsat krav til deres viden om udbudsloven og de gældende regler på området. I forbindelse med et udbud under tærskelværdien er det f.eks. altid påkrævet at vurdere, hvorvidt der er tale om grænseoverskridende interesse eller ej. En grænseoverskridende interesse vil sige, om en virksomhed, etableret i en anden EU-medlemsstat, kunne have interesse i at byde på kontrakten.

Vi skræddersyede en workshop, der præsenterede medarbejderne for teori og praksis. Formålet var at gøre medarbejderne selvhjulpne og godt klædt på til at foretage indkøb under tærskelværdien.

På det teoretiske plan opkvalificerede vi kunden i forbindelse med beregning af tærskelværdier og vurdering af grænseoverskridende interesse. Og sidst, men ikke mindst, hvordan medarbejderne skulle udforme et grænseoverskridende notat som dokumentation af vurderingen.