Hvem har overblikket?

Kontrakten var underskrevet – projektet i gang og i al stilhed havde kunden forventet, at leverandøren havde overblikket over kontrakten. I forbindelse med projektets fremdrift blev kunden dog mere og mere bevidst om det manglende overblik og kontaktede derfor FalckEkdahl. Det blev hurtigt klart, at der var nedsat en god projektorganisation hos kunden, og alle de rigtige intentioner var iværksat for at skabe en stærk projektgruppe. Det blev dog ligeledes klart, at der manglede en støttefunktion til at håndtere løbende juridiske spørgsmål og ikke mindst udfordringer undervejs i projektet. FalckEkdahl trådte ind i projektet som projektlederens højre hånd – som Project Contract Manager. En ressource som kunden kunne trække på efter behov og relevans.

Opkvalificering af projekt og af projektlederen

For FalckEkdahl er formålet med Project Contract Management at hjælpe kunderne smidigt igennem et større IT-projekt med fokus på tid, økonomi og kvalitet. Men for os er formålet i lige så høj grad at klæde kunderne på til at blive selvkørende efter endt samarbejde. Derfor er et samarbejde med FalckEkdahl både konsulentbistand i forhold til et konkret projekt, men også et opkvalificeringsforløb, hvor vi sørger for at kunden, eller den konkrete projektleder, står tilbage med en lidt større faglig bagage.

Red Flag analyse – identifikation af faresignaler

Udgangspunktet for samarbejdet var, at der skulle skabes klarhed over rettighederne i den indgåede kontrakt på et operationelt niveau – kunden ønskede proaktivt at undgå konflikter og uforudsete udgifter. Vi indledte en Red Flag analyse. Det vil sige en analyse, hvor potentielle svagheder, udfordringer eller ligefrem faresignaler i kontrakten identificeres. Udfordringer, som kan have betydning for økonomien, slutproduktet og i sidste ende samarbejdet med leverandøren.

Vi identificerede nogle udfordringer i kundens kontrakt. Et tillæg til kontrakten stemte nemlig ikke overens med hovedkontrakten. Vi hjalp derfor kunden med en forhandling med leverandøren og fik lavet en ny tillægsaftale til deres eksisterende kontrakt.

Kundens projektleder blev i forløbet opkvalificeret i at anvende en kontrakt som sit vigtigste styringsredskab. Vi synliggjorde overfor ledelsen, at styring af et stort IT-projekt igennem store kontrakter er en disciplin i sig selv. Egenskaber som en projektleder ikke nødvendigvis har konkrete redskaber til at tilegne sig, og ofte ikke redskaber man får igennem relevante projektlederkurser, der ofte har fokus på selve metoden ved at gennemføre et projekt.

RESULTAT

Løsning med operationel opkvalificering

Med hjælp fra FalckEkdahl fik kunden:

  • Et operationelt overblik over udfordringer og opmærksomhedspunkter i kontrakten
  • Operationelle værktøjer, som de kan bruge fremadrettet, når de skal arbejde med Project Contract Management
  • Viden og sidemandsoplæring fra den tilknyttede Project Contract Manager
  • En allonge med en ny tidsplan og kompensation for forsinkelser
  • Opkvalificeret projektleder
  • Proces for håndtering af løbende juridiske udfordringer