En kommune kontaktede FalckEkdahl, da de oplevede, at de havde mistet overblikket over deres kontrakter. Efter underskriften var kontrakterne blevet lagt i skuffen, og kommunen var i tvivl om, hvorvidt de havde dem alle, og hvad der reelt var indgået aftale om i kontrakterne. Ledelsen var bekymret over det manglende overblik. De ønskede at rydde op og få styr på kontraktporteføljen, overblik over økonomi, risiko og kvalitet og dermed sikre en større grad af budgetsikkerhed.

Med IT Contract Management arbejdes der proaktivt med kontraktstyring frem for reaktivt at skulle “redde økonomien”. I dette tilfælde identificerede FalckEkdahl bl.a. betydelige økonomiske risici samt bagudrettede økonomiske potentialer. Et vilkår i en af kontrakterne var, at leverandøren var berettiget til at foretage ændringer, som kunden var forpligtet til at betale – også selvom de ikke havde bestilt ændringen. Det var et byrdefuldt kontraktvilkår, som kunne betyde store økonomiske konsekvenser for kunden. Det er vanskeligt at ændre allerede indgåede kontrakter, men kunden blev opmærksom på vilkåret og ikke mindst opmærksom på, hvilke muligheder kunden havde, lige nu og her, samt i fremtiden. Et af de økonomiske potentialer var, at leverandøren havde fejlfaktureret kunden i en periode. Det var ikke til at gennemskue ved første øjekast, men ved analyse af kontraktens vilkår sammenholdt med betalingerne identificerede FalckEkdahl en besparelse på 900.000 kr.

Med en Gap-analyse skaber FalckEkdahl overblikket over økonomien, herunder besparelser, risiko og kvalitet. Analysen har i første omgang fokus på de bagudrettede potentialer (besparelser), men også på de fremadrettede potentialer, fx optimering af kontraktvilkår, opmærksomhedspunkter ift. kontraktindgåelse, -opfølgning og -styring, så kunden kan agere proaktivt i forhold til leverandøren.